PEC e documenti informatici

PEC, Posta Elettronica Certificata

Trasmissione telematica documenti informatici[1]

L'articolo 16 della legge n. 2 del 28/01/2009, di conversione del DL. 185/2008, ai commi 6 e 7, prevede espressamente l'obbligo per le imprese costituite in forma societaria, i liberi professionisti e le pubbliche amministrazioni, di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC):

per le società di nuova costituzione la PEC e' immediatamente obbligatoria e deve essere richiesta alla costituzione della società (la mancata comunicazione dell'indirizzo PEC determina la sospensione del procedimento di iscrizione al Registro Imprese);

per le società già costituite al 29/11/2008 la PEC deve essere richiesta entro e non oltre il 29/11/2011 e deve essere comunicata al Registro Imprese competente;

per i professionisti (avvocati, ingegneri, architetti, consulenti del lavoro, dottori commercialisti ed esperti contabili, ecc...) diviene obbligatoria dal 29/11/2009 e va comunicata all'ordine o collegio di appartenenza;

L'obbligo per la PA riguarda tutte le Amministrazioni dello Stato, compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le CCIAA e loro associazioni, gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale e le Agenzie di cui al D.Lgs. n. 300/99 (Agenzia delle Entrate, delle Dogane, del Territorio, ecc...).

In ottemperanza di tali obblighi normativi, che hanno portato questa Soprintendenza ad attuare nuove metodologie e una nuova organizzazione del lavoro, si comunica che saranno accettate le pratiche e/o richieste di pareri e autorizzazioni da parte di Enti terzi, Ditte o liberi Professionisti esclusivamente trasmesse tramite PEC (Posta Elettronica Certificata). Nel caso in cui i documenti inviati tramite PEC vengano anche inviati in forma tradizionale quest'ultimi saranno da ritenersi inprocedibili e comunque archiviati.

Si precisa inoltre che ogni file trasmesso e allegato deve essere sottoscritto digitalmente[2] dal richiedente[3] e nel caso di elaborati tecnici dal tecnico incaricato.

 L'inoltro di documenti non sottoscritti digitalmente o con certificato scaduto comporterà, salvo immediata conformazione, l'inefficacia della dichiarazione/istanza/comunicazione presentata.

In base alle caratteristiche del sistema informativo della Soprintendenza per i Beni A.P.S.A.E. di Arezzo, di seguito vengono definite le caratteristiche dei documenti informatici allegati alle pratiche inviate telematicamente.

Modalità di invio:

L'oggetto della PEC deve essere composto nel seguente modo:- Pratica - -- - .

Ogni file deve essere firmato a parte[4].

L'insieme dei file che compongono la pratica può essere raggruppato in un'unica cartella compressa nel formato ZIP/RAR.

Nota: se l'invio riguarda integrazioni ad una pratica trasmessa in precedenza, è necessario indicare nell'oggetto della PEC anche il numero di protocollo a cui fa riferimento tale integrazione.

 Tipi di file accettati:

  • documenti, dichiarazioni etc : formato PDF/A (portable document format). In caso di PDF ottenuti da scansioni si consiglia, per limitare la dimensione degli allegati, di impostare lo scanner ad una risoluzione massima di 100/150dpi.
  • Immagini: PDF/A o in alternativa JPG; qualora sia previsto l'invio di molte immagini destinate allo stesso ufficio, per limitare il numero degli allegati è possibile unire diverse immagini in un unico documento in formato PDF.
  • Elaborati tecnici, piantine, disegni etc: formato PDF o in alternativa DWF[5], avendo cura soprattutto nell'esportazione in PDF di orientare correttamente le tavole. Stante l'impossibilità di effettuare misure da file in formato PDF da schermo, si richiede di quotare con attenzione ogni dimensione che possa essere utile all'istruttoria della pratica.

 Dimensioni massime dei messaggi e degli allegatii:

Per le caratteristiche tecniche della casella di posta certificata ogni messaggio trasmesso non deve superare il limite massimo di 30MB, mentre per i file allegati le dimensioni non devono superare i 10MB. In presenza di file di dimensioni superiori ai 10MB è consentito la suddivisione dello stesso in più file ed altrettanti messaggi avendo cura di riportare nell'oggetto del messaggio il numero del messaggio ed il numero totale dei messaggi nella forma: -- .

Formato massimo di stampa degli allegati:

Gli elaborati tecnici (planimetrie, mappe etc.)  inviati devono essere correttamente orientati e conformati in modo tale da consentirne la stampa nel formato massimo A3.

 INVIO TRAMITE PEC

L'indirizzo di PEC della Soprintendenza di Arezzo a cui inviare la documentazione è

mbac-sabap-si@mailcert.beniculturali.it

 

“Si prega di spedire messaggi alle caselle di posta certificata del MiBAC solo tramite altre caselle di posta certificata: se si usa una casella di posta non certificata occorre inviare alla casella istituzionale non certificata corrispondente.
Si segnala che in ogni caso a partire dal 3 settembre 2012 i messaggi diretti alle caselle di posta certificata dell’Amministrazione e spediti da caselle non certificate verranno scartati automaticamente.” 

 

Domande e risposte

  • Non ho Autocad e il mio programma di Cad non esporta in DWF.
    Nel sito di Autodesk è disponibile un programma gratuito (Autodesk Design Review 2013) che permette la visualizzazione dei files in formato DWG e la conversione in formato DWF. (E' possibile effettuare il download gratuito del viewer di autodesk al seguente collegamento http://download.autodesk.com/esd/dwgtrueview/2012/SetupDWGTrueView2012_32bit.exe).
  • Cosa sono questi files in formato P7M che mi avete inviato? Non riesco a leggerli.
    Il formato P7M identifica un file che è stato firmato digitalmente. E' come una 'busta' all'interno della quale è presente il file originale (in genere un PDF, ma può essere firmato qualunque file). Per poter leggere i file firmati digitalmente è necessario utilizzare un apposito software in grado di verificare se la firma digitale è autentica e in corso di validità. Chi è dotato di firma digitale ha già il software in grado di gestire tali files.
  • Devo inviare delle integrazioni per una istanza presentata in cartaceo prima del 1° ottobre 2011. Come mi devo comportare?
    Il DPR 160/2010 impone che dal 01/10/2011 tutto ciò che viene trasmesso tramite PEC debba essere in formato digitale, quindi anche una pratica già iniziata in cartaceo deve essere proseguita e/o integrata solo in formato telematico.


[1] Per "documento informatico" si intende un documento digitale a cui viene aggiunta una firma elettronica che ne garantisce l'autenticità e la sicurezza nella trasmissione o archiviazione.

[2] Firmato con firma digitale

[3] Qualora il richiedente non abbia la firma digitale, ogni file dovrà essere sottoscritto in modo autografo dal richiedente e da tutti coloro che sono chiamati a fare dichiarazioni all'interno della specifica modulistica (es. preposto, socio amministratore ecc...), nonché digitalmente da persona incaricata dal richiedente, mediante procura speciale. Qualora il richiedente sia provvisto di firma digitale, resta l'obbligo della sottoscrizione autografa dei soggetti sopra indicati. La sottoscrizione autografa deve essere obbligatoriamente accompagnata dal documento di identità del/dei dichiaranti. La trasmissione della documentazione con modalità diversa da quella indicata, sarà dichiarata irricevibile

[4] Nel caso il richiedente non disponga di firma digitale propria, può dare incarico (procura) ad un professionista di firmare digitalmente al proprio posto. Dalla sezione "Modulistica" è possibile scaricare il modello di procura per firma digitale.

[5] per ottenere il file in formato DWF da Autocad e simili, selezionare "Esporta.." dal menù "File".

P.S.: Questa Soprintendenza, nello spirito di una leale collaborazione, a tutt'oggi continua ad accettare istanze su supporto cartaceo trasmesse con canali tradizionali (consegna a mano, posta etc.). Si evidenzia che tale pratica comporta, da parte dell'Ufficio, il mantenimento di un doppio iter procedimentale (tradizionale e digitale) con un notevole dispendio di energie e di costi.

Per questo motivo, quanto prima, sarà costretta ad accettare soltanto documenti informatici.

 A cura del servizio Informatica e Innovazione Tecnologica